ERP Software für Online Versandhandel

Welche ERP Software im Online Versandhandel

Artikel veröffentlicht im Magazin: Internet World BUSINESS

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Als zahlreiche Online-Versandhändler vor Jahren mit dem Verkauf von Produkten übers Internet begonnen haben, waren die Unternehmensstrukturen über-
sichtlich und die Versandmengen noch relativ gering.Mittlerweile sind die Anforderungen an eine Unternehmenssoftware (Enterprise Resource Planning, ERP) gestiegen und die damalige Lösung – die meist ohne große Analyse angeschafft wurde – ist nicht mehr zweckmäßig. Die Online-Versandhändler sind groß geworden, zahlreiche Mitarbeiter sind dort beschäftigt und der Funktionsbedarf ist in Richtung ERP-System für einen Mittelständler gewachsen.

Wer braucht ERP-Software?

Steigt die Anzahl der User über zehn, ist häufig eine größere Software-Lösung sinnvoll, die im Unternehmensnetzwerk betrieben werden kann und bei der auch Applikations- und Datenbankstruktur getrennt sind. Dies bedeutet zum einen eine bessere Performance der Software, und die getrennte Datenbank bietet bessere Möglichkeiten zur Datenauswertung (auch mit externen Reporting-Tools). Die Unternehmensprozesse sind über die Jahre komplexer geworden, ebenso ist
die Frequenz (Anzahl der Bestellungen, Reklamationen) gestiegen. Meist werden nicht alle Funktionen von der alten Software unterstützt, was manuelle Bearbeitungsschritte notwendig macht. Werden dazu Mitarbeiter abgestellt, die täglich Daten eingeben oder übertragen (Verbuchung von Zahlungseingängen oder Anlage von Reklamationen),entstehen dadurch höhere Prozesskosten als notwendig. Diese Potenziale können durch eine neue ERP-Software gehoben werden, womit ein höherer Automatisierungsgrad möglich ist.

Funktionsanforderungen, die damals noch nicht im Fokus standen, sind mittlerweile von elementarer Bedeutung. So zählen heute sehr stark Themen wie Verwaltung mehrerer Mandanten, Lagerverwaltung,Retourenmanagement,dezentrale Standorte (Geschäftspartner),Fibu/Controlling und Auswertungen/Reporting.
Die Nadel im Heuhaufen In Deutschland gibt es rund 300 verschie dene ERP-Systeme. Die Suche nach demrichtigen System kann der Suche nach der Nadel im Heuhaufen gleichen. Hinzu kommen noch zahlreiche Branchenlösungen, die sich auf die vertikale Funktionstiefe spezialisiert haben. So kann für einen Textil-Versandhändler durch seine speziellen Anforderungen (Color-Size-Matrix, Saisonkollektion, Lots/Sortimente) die Systemauswahl zu einem anderen Ergebnis führen als bei einem Versandhändler für Gesundheitsprodukte. Folgende Vorgehensweise ist zu empfehlen:

1. Prozessanalyse
2. Lastenheft (Anforderungskatalog)
3. Vorauswahl
4. Endauswahl (Systemtest)

Prozessanalyse

Zu Beginn sind die Prozesse im Unternehmen zu erfassen; sie werden gemeinsam im Team auf Schwachstellen untersucht. Das Ziel hierbei ist, bisherige Arbeitsabläufe zu optimieren und gemeinsam einen neuen Soll-Prozess zu definieren, der zukünftig Verbesserungen bringt. Die Erfahrung zeigt, dass 20 Prozent der Prozesse bis zu 80 Prozent des gesamten Optimierungspotenzials bringen. Von vorrangiger Bedeutung ist die Betrachtung der Kerngeschäftsprozesse, das heißt insbesondere von Prozessen

• mit hohem Wertschöpfungsanteil,
• mit dem engsten Kundenkontakt,
• mit Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit (etwa Qualität, Termintreue), in denen die Wettbewerber stärker sind

Lastenheft (Anforderungskatalog)

Nachdem die Unternehmensprozesse definiert wurden, können diese auch die Grundlage bilden, um den Funktionsbedarf einer ERP-Software zu beschreiben. Wenn der Prozessablauf es vorsieht, die Eingangsrechnungskontrolle über Abteilungen hinweg zu automatisieren, so leitet sich daraus ein gewisser funktionaler Bedarf an eine Software ab. All diese Kriterien, die vom ERP-System gefordert werden, sind zu dokumentieren. Als „Last“ wird nicht nur der heutige Zustand im Sinne des Status quo beschrieben, sondern es sollen möglichst auch künftige Entwicklungen berücksichtigt werden. Die Internationalisierungsstrategie, das geplante Unternehmenswachstum, der Aufbau weiterer Töchter oder Niederlassungen und vieles mehr gilt es zu bedenken. Werden Schnittstellen zu anderen Systemen notwendig (etwa zu Payment-Anbietern, eBay, Preisportalen, Web-Shops, Katalogimport, Versanddienstleistern), sind diese Anforderungen ebenfalls zu dokumentieren. Je besser ein ERP-Anbieter diese Anforderungen im Standard erfüllt, desto schneller und günstiger kann eine Software-Einführung erfolgen.

Vorauswahl

Es werden Knock-out-Kriterien definiert, die es ermöglichen, die über 300 Systemanbieter auf die Top Ten, die zu den eigenen Bedürfnissen passen, zu verdichten. Diese Selektion ist auf der einen Seite manuell möglich; es können dazu allerdings auch kostenlose Tools im Internet genutzt werden. Neben den Knock-out-Kriterien ist die Auswahl anschließend anhand der Anzahl der Referenzen und der Anzahl der Installationen zu verfeinern. Außerdem gibt es die Möglichkeit, zwei Systeme im Rahmen eines ERP-Benchmarking zu vergleichen.

Systemtest

Der Systemtest wird meist als eintägige Veranstaltung pro Anbieter angesetzt und läuft strikt nach einem im Vorfeld festgelegten Testfahrplan ab. Da die funktionalen Aspekte in den vorigen Auswahlphasen bereits untersucht und bewertet wurden, stehen im Systemtest der Geschäftsprozess und die systemnahe Umsetzung von Geschäftsvorfällen im Vordergrund. Festgelegte Kunden-Szenarien werden mit dem System durchgespielt und bewertet. Die Mitarbeiter im Unternehmen haben so Gelegenheit, die ERP-Software in einem griffigen Praxistest kennenzulernen und bekannte Geschäftsprozesse in einer neuen Software-Umgebung zu simulieren. Durch diese Vorgehensweise schaffen Sie eine breite Akzeptanz für das zukünftige System, da die Mitarbeiter selbst bewerten und entscheiden können, mit welchem „Werkzeug“ später gearbeitet werden soll. Zudem können während dieser Veranstaltung fachliche Fragen auf einem hohen Niveau thematisiert werden.

Online-Versandhändler brauchen eine Extrawurst

Die ERP-Software für Web-Versandhändler muss ganz spezielle Funktionen bieten:  Die bidirektionale Schnittstelle zu gängigen Web-Shops wie XT-Commerce, Oxid eSales oder Magento stellt den Datenaustausch zwischen beiden Systemen sicher. Neben dem eigenen Webshop werden oft auch auf eBay und Amazon Artikel einge-
stellt. Diese Datenversorgung und Bestellabwicklung sollte ebenfalls von einem guten ERP-System unterstützt werden. Einige Systeme bieten den Datenaustausch per EDI (Electronic Data Interchange) an. Während für andere Branchen das Thema Gutscheine von geringer Bedeutung ist,spielt es für den Web-Händler eine zentrale Rolle, um Kaufanreize zu schaffen. Hier sind oft komplexe Anforderungen (Kaufgutschein, Geschenkgutschein, mit/ ohne Versandkosten,Artikelgruppenbezogen etc.) an der Tagesordnung. Bis heute ist das Thema Retourenmanagement eine ungelöste Baustelle. Die meisten Systeme bieten hier keine vernünftige Lösung an. Deshalb sollte man besonders in Branchen mit einer hohen Reverse-Quote (zum Beispiel Textil) eine hochautomatisierte Lösung auswählen, die schon dem Kunden im Webshop die Möglichkeit gibt, die Retoure auszulösen. Durch die mittlerweile zahlreichen und unterschiedlichen Zahlungsarten, die im Webshop angeboten werden (Kreditkarte, Lastschrift, Sofortüberweisung, Vorkasse, Nachnahme etc.) müssen unterschiedliche Prozesse im System abgebildet werden. Was der Webshop im Checkout-Bereich als Zahlungsart anbietet, muss vom ERP-System als offene Position zum Kundenauftrag verwaltet und zugeordnet werden können. So werden von den Payment-Providern die Erstattungen oft wöchentlich als Gesamtsumme überwiesen. Die Zuordnung und Verbuchung kann ein modernes ERP-System abnehmen. OP-Positionen können Buchungspositionen ausziffern, da die Buchungen direkt per HBCI (Home Banking Computer Interface) vom Bankkonto eingelesen und verarbeitet werden. Moderne Workflow-Systeme können die Prozessabläufe nach Regeln und Bedingungen automatisieren. Damit lassen sich im Bereich der Eingangsrechnnung, Retourenabwicklung und beim Inbound E-Mail-Management wesentliche Vereinfachungen erreichen.

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